Sint-Gillis zal vanaf 2017 papierloos werken

Donderdag 27 oktober 2016 — De gemeente Sint-Gillis wordt een van de eerste Brusselse gemeenten die papierloos gaan werken. Dat heeft de gemeenteraad beslist op voorstel van Willem Stevens (sp.a), schepen van Informatica, Administratieve vereenvoudiging en Duurzame Ontwikkeling. Vanaf januari 2017 start Sint-Gillis met het volledig digitaliseren van alle papieren en elektronische brieven, documenten en facturen. 

De gemeentelijke administratie verwerkt jaarlijks een inkomende briefwisseling (brieven, facturen,…) van maar liefst 63.000 stukken. Dat vertaalt zich bovendien in een veelvoud aan kopieën en een enorme interne papierstroom. Daarnaast verwerkt de administratie ook meer en meer digitale informatie (e-mails, elektronische documenten en dossiers) wat een druk zet op de servercapaciteit.

Omdat de technologie bestaat voor een meer efficiënte, eenvoudige en veilige administratieve werking, start de gemeente vanaf januari 2017 met de uitrol van het volledig dematerialiseren en digitaal beheer van alle briefwisseling en van alle papieren én elektronische documenten. Een brief, document of factuur die de gemeente binnenkomt, zal éénmalig worden gescand, en vervolgens enkel nog digitaal gedeeld, verwerkt en behandeld worden. Ook inkomende e-mails worden in hetzelfde systeem verwerkt. Nadien volgt de digitalisering van alle mogelijke aanvraagformulieren, de verwerking van bestelbonnen en van de hele facturatie. Uiteindelijk moet het moderniseringsproject ook uitmonden in een volledig digitaal archief en in open data.

“We moeten een einde maken aan de papierverspilling en bureaucratische rompslomp voor medewerkers en burgers. Daarom starten we met een ambitieus project: het volledig digitaliseren van alle papieren en elektronische briefwisseling, documenten en facturen. Een moderniseringsproject dat de basis legt voor een papierloze administratie.” zegt Willem Stevens, schepen in Sint-Gillis bevoegd voor Informatica, Administratieve vereenvoudiging en Duurzame Ontwikkeling. 

Het moderniseringsproject bevat naast de eerste investering in gespecialiseerde software (500 licenties) en de inrichting van een “scanroom” ook specifieke begeleiding, opleidingen en vormingen voor het personeel. De gemeente investeert dit jaar 204.000 euro in het project.

Willem Stevens Schepen van Informatica, administratieve vereenvoudiging en duurzame ontwikkeling